5. Arbetsformer, årsmöte och styrelsens jobb – klubbfunkutb.

Organisation är en förutsättning för att en verksamhet ska fungera. En bra organisation är nödvändig för att nå bra resultat. Ibland fungerar organisationen av sig själv om de inblandade har sina givna arbetsuppgifter. Klubben måste arbeta aktivt med organisationen. Detta gör man antingen genom skriftliga eller muntliga instruktioner.

ANSVARSOMRÅDEN

En viktig del i en klubbs verksamhet är att ge berörda människor givna ansvarsområden. Om det inte finns någon ansvarig kan uppgiften många gånger bli ogjord. Därför bör en huvudansvarig alltid finnas för samtliga arbetsuppgifter.

Att utdela ansvar är många gånger en svår uppgift eftersom många är rädda för att ta på sig ansvar. Var inte rädda att fråga om någon vill ansvara för en uppgift. Många reagerar positivt på att man ger dem ansvar.

ORGANISATIONSPLAN

Ett bra sätt att indela verksamheten i ansvarsområden är att göra en organisationsplan. Detta bör ske efter årsmötet då platserna i styrelsen är klara.

Organisationsplanen bör innehålla samtliga arbetsuppgifter som ska göras under ett verksamhetsår och vem som ansvarar för att uppgifterna blir lösta. En påskrift av den ansvarige kan vara bra för att bekräfta att personen ifråga vet om att han/hon är ansvarig.

Organisationsplanen görs lämpligen i varje sektion eller kommitté för att slutligen fastställas av styrelsen.

INFORMATION

Det kan aldrig bli för mycket information i en klubb. Dålig information är ofta orsaken till dålig organisation och ger upphov till stor irritation hos främst medlemmarna. Information kan lösas på många olika sätt, t ex

• sätt upp samtliga protokoll inom klubben i klubblokalen
• ge ut en enkel medlemstidning
• skicka ett informationsblad till samtliga medlemmar
• ha en aktiv hemsida på Internet
• skapa en e-postlista med klubbens medlemmar och skicka ut ”senaste nytt” till dem.
• gör en paus i spelet och informera

Självklart är det inte så att man ska vara nöjd för att man gjort en av sakerna ovan, helst ska man göra allt.

MÅLSÄTTNING OCH ENGAGEMANG

För att nå resultat i en klubb gäller det att ha en gemensam målsättning och kunna skapa ett engagemang bland medlemmarna. Klubbens kort- och långsiktiga målsättning bör alltid vara förankrad hos dem som arbetar mest i klubben d.v.s. styrelsen, kommittéansvariga och övriga ledare.

Ordna årligen ett klubbmöte med t ex följande dagordning:

1. Öppnande
2. Vad har klubben för kort- och långsiktiga mål?
3. Vad kan förbättras i klubben och vilka åtgärder ska vidtas för att uppnå målen?
4. Hur ska informationen förbättras inom klubben?
5. Aktiviteter nästa år

För att nå resultat med ett sådant möte måste en uppföljning göras efter lämplig tid. Annars kanske man bestämmer en rad åtgärder som inte blir genom-förda och mötet blir endast en pappersprodukt.

Se också till att alla frågor har en person som är huvudansvarig.

Lägger man det på en grupp är det lätt gjort att saken hamnar mellan stolarna och att man tror att de andra ska göra något. Bara någon tar tag i frågan brukar arbetet komma igång.

UTBILDNING AV FUNKTIONÄRER

Utbildning är ofta nödvändig för att nå bra resultat. Såväl tävlingsledarkurser som kurser för bridgelärare och ungdomsledare arrangeras med jämna mellanrum av förbundet eller distriktet.

Var inte snål med att skicka intresserade medlemmar till kurser, det är nästan alltid en god investering för framtiden.

Tryck på ditt distriktsförbund så att de arrangerar de utbildningar som finns att tillgå. Kontakta också SISU, se kapitel 23, det är möjligt att det går att få stöd ekonomiskt från dem.

KLUBBENS STADGAR

Stadgar måste finnas för att en klubb ska anses bildad. Det finns ingen lag som talar om vad stadgarna ska innehålla. Stadgarna bör därför ses som den lag klubben skall rätta sig efter.

Utgå från förbundets normalstadgar och komplettera om man anser att detta är nödvändigt, i annat fall är dessa fullt tillräckliga. Dessa kan rekvireras från respektive distrikt eller laddas ned från » länk.

ÅRSMÖTE

Årsmötet är klubbens högsta beslutande organ. Där får alla medlemmar vara med och fatta beslut och välja alla funktionärer.

Årsmötet beslutar om

• klubbens organisation
• tillsättande och avsättande av styrelse och revisorer
• medlemsavgifter
• fastställande av årsredovisning, d.v.s. årsmötet beslutar hur årets vinst skall användas, antingen för att täcka nästa års löpande utgifter eller genom att fondera vinster
• ändring av stadgar

Den löpande förvaltningen sköter däremot styrelsen, men årsmötet kan ge dem riktlinjer om hur verksamheten ska bedrivas.

I stadgarna bör det finnas detaljerade regler om klubbens årsmöten, tidpunkt, tid för kallelse och obligatoriska ärenden etc. Som tidigare nämnts är tipset att använda förbundets normalstadgar, där finns alla detaljer väl preciserade.

Förslag på dagordning till årsmöte
1. Årsmötets öppnande
2. Godkännande av dagordningen
3. Val av ordförande för årsmötet
4. Val av sekreterare för årsmötet
5. Val av två justeringsmän att jämte ordförande justera årsmötets protokoll
6. Årsmötets behöriga utlysande
7. Styrelsens och revisorernas berättelse
8. Balansräkning
9. Ansvarsfrihet för styrelsen
10. Styrelsens budget för löpande verksamhetsår
11. Medlemsavgifter
12. I stadgeenlig tid inkomna motioner
13. Ärenden som styrelsen önskar behandla på årsmötet
14. Övriga ärenden
15. Val av ordförande i klubben
16. Val av övriga ordinarie styrelseledamöter
17. Val av styrelsesuppleanter
18. Val av revisorer och suppleant
19. Val av valberedning
20. Årsmötets avslutande

STYRELSEN

Styrelsen väljs av medlemmarna på årsmötet. Styrelsen är klubbens verkställande ledning. Den har ansvaret för kallelser till möten och ska förbereda ärenden till årsmötet. Det löpande arbetet i klubben, ansvaret för bokföring och medelsförvaltning ligger naturligt på styrelsen.

I stadgarna föreskrivs antalet styrelseledamöter som skall ingå i styrelsen, antalet suppleanter, mandattid och styrelsens huvudsakliga arbetsuppgifter.

BESLUTSRÄTT

Styrelsen kan fatta beslut om minst hälften av antalet styrelseledamöter är närvarande. Styrelsen får inte fatta beslut om inte alla ledamöter blivit kallade. Om någon ledamot inte kan närvara skall en suppleant kallas i stället. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet, d.v.s. mer än hälften av de närvarande ska rösta för förslaget. Ordförande har utslagsröst vid lika röstetal. Om styrelsen inte är fulltalig, måste mer än en tredjedel av totala antalet styrelseledamöter enas för att beslutet ska kunna fattas.

VERKSAMHETSPLAN

Det är viktigt att styrelsen upprättar verksamhetsplan och målsättning och sprider dessa till övriga medlemmar i klubben så att samtliga inblandade arbetar mot ett gemensamt mål.

EKONOMI

Styrelsen ska se till att klubbens organisation fungerar ordentligt och att förvaltningen av klubbens angelägenheter görs på ett bra sätt. I organisationen ingår att det finns fastlagda vettiga rutiner för redovisning och hantering av klubbens pengar.

CHECKLISTA

Det måste också finnas rutiner för uppföljning att saker som beslutats på styrelsemötena också blir utförda. Många arbetsuppgifter återkommer varje år vid samma tidpunkt, exempelvis årsmöte, fastställande av budget, årsfest, Bridgens Dag, distriktsstämma mm. Ett tips är att skriva ner en checklista för de ärenden som skall behandlas respektive månad. Detta för att slippa hålla extra möten bara för att man glömt något.

PROTOKOLL

Vid varje styrelsesammanträde måste det föras protokoll. Detta förs vanligen av sekreteraren i styrelsen. Styrelsemötet behöver inte betyda att ledamöterna träffas personligen; telefonmöten går också bra, huvudsaken är att det skrivs protokoll som sedan undertecknas ordentligt.

Protokoll ska undertecknas eller justeras av ordförande plus eventuellt en annan ledamot som styrelsen väljer som justeringsman. Det kan vara lämpligt att även sekreteraren undertecknar protokollet. Justeringen betyder att den som skriver under försäkrar att protokollet på ett riktigt sätt speglar vad som har beslutats under sammanträdet.

En styrelseledamot har rätt att få in avvikande mening (reservation) i protokollet för att kunna bevisa att han varit emot ett beslut. Detta kan ha stor betydelse vid eventuellt kommande kritik mot styrelsen.

ARKIVERING

Styrelsen ansvarar för att protokoll förs i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Varje ledamot och revisor bör få en kopia av styrelseprotokollen, gärna samtidigt med dagordning och kallelse till nästa styrelsemöte. För räkenskapshandlingar gäller att de skall förvaras i tio år. Denna regel gäller inte för styrelseprotokoll, dessa får aldrig förkomma. Styrelseprotokollen är inte offentliga. Inte ens medlemmarna har någon absolut rätt att få se dem. Dock är öppenhet utmärkande för ideella föreningar och därför kan styrelsen eller årsmötet mycket väl besluta att alla styrelseprotokoll ska vara offentliga. Om så är beslutat, placera en pärm i klubblokalen med kopior av styrelseprotokoll och andra typer av beslut och regler samt stadgar.

BUDGET

Det är ofta så att styrelsen lägger en budget för ett räkenskapsår och sedan låter verksamheten rulla på utan någon egentlig uppföljning. Ett antal uppföljningar bör alltid planeras in under året för att kunna göra något i tid om något går snett. Uppföljningar är inte bara viktigt för ekonomin utan även för klubbens verksamhet i övrigt.
T ex när en tävling arrangeras bör denna utvärderas och eventuella misstag noteras för att om möjligt undvika dessa nästa gång.

JURIDISKT ANSVAR

Normalt sett har styrelsens ledamöter inte något ansvar för klubbens förpliktelser mm då avtal och liknande tecknas i klubbens namn. Klubben är en självständig juridisk person. Det kan dock förekomma situationer då styrelsen eller enskilda ledamöter bryter mot klubbens stadgar eller någon lag, vilket kan led till att styrelsen eller någon styrelseledamot blir personligt ansvarig.

ANSVARSFRIHET

I de flesta ideella klubbar låter man revisorerna i sin revisionsberättelse rekommendera årsmötet att ge styrelsen ansvarsfrihet eller att inte ge det. Det finns dock inga formella regler om detta, och det är inte helt klart vad begreppet ansvarsfrihet egentligen innebär.

Det är inget som hindrar att vissa ledamöter beviljas ansvarsfrihet och att andra vägras ansvarsfrihet.
Om styrelsen vägras ansvarsfrihet brukar stadgarna föreskriva att styrelsen skall avgå. Om ansvarsfrihet inte beviljas (orsaken till detta måste stå i mötesprotokollet), kan medlemmarna rikta skadeståndsanspråk mot styrelsen eller enskilda ledamöter.

Som styrelseledamot slipper du inte undan med mindre ansvar bara för att du arbetar ideellt i styrelsen utan arvode.